Методика использования GTG

удобное использование Getting Things Gnome

Использование на компьютере штука, как оказалось не такая уж простая. Я собрал все трюки которые я использую, и описал их с учетом использования программы GTG, однако они вполне могут быть применены и с Outlook, и любой другой системой, где есть тэги или папки для группировки дел.

заведение новых дел

Все новые дела — в любом виде заносятся в раздел «Задачи без меток». Без какого-либо предварительного анализа, уточнения формулировок, и т.д. Туда же идеи и мысли, которые могут перейти в какие-то конкретные действия. Аналогично с URL, которые стоило бы прочитать и применить, названия книгов и фильмов, которые хочется почитать/посмотреть, и т.д.

Пытаться сразу же что-то формулировать не стоит, цель занесения дел в этот список — элементарно не забыть о них. Если вспомнить про GTD, то это аналог лотка «входящие», и не стоит пытаться наводить порядок в месте, предназначенном для хаоса.

Для любителей иметь несколько десятков tab'ов в браузере (к коим я недавно относился) — к концу дня tab'ов с информацией открыто быть не должно ни одного. Все задачи — в список дел, вся справочная информация — в личную картотеку.

разбор новых дел

Эта процедура повторяется ежедневно. В идеале — в конце рабочего дня, и является основой для планирования.
Для каждой новой заметки во входящих проделываем следующее:

1. Оцениваем какие собственно действия предполагается произвести в связи с этой информацией, или каких целей достичь и записать их там же (внутри заметки). После выполнения этого этапа из потока мыслей должен получиться набор конкретных действий или целей.

К примеру попала во входящие мысль «хочу в отпуск». Это цель — съездить в отпуск.

2. Для каждой цели делаем список задач, необходимых для ее достижения. GTG понимает списки, начинающиеся с дефиса — и преобразует их в отдельные задачи, от которых зависит текущая. Обращаю внимание, что эти подзадачи также окажутся в списке

Если у этой задачи были подзадачи, и мы работали в режиме «список задач» (а я рекомендую практически все время работать именно в нем), то после закрытия окна редактора она исчезнет из списка, и появится не раньше чем все зависимости будут выполнены. Собственно это нам и надо — мы должны забыть о задаче, пока не выполним все, что необходимо выполнить ранее.

3. Теперь для каждой из оставшихся задач мы должны принять решение когда ее делать: в ближайшее время, чуть попозже, или неизвестно будем ли и когда (то что в GTD называется «может быть/когда-нибудь»). Соответственно присваиваем задаче один из тэгов: @0-DAY, @LATER, @MAYBE. Первый с нулем в начале из-за сортировки.

4. Если задача подразумевает ожидание какого-то действия со стороны другого человека — то это действие мы помещаем в отдельный тэг, @CONTROL.

5. Теперь для того, что мы поместили в @0-DAY расставляем приоритеты выполнения. Для тех, у кого количество дел в этом списке небольшое — разумнее всего использовать классическую матрицу важно-неважно, срочно — несрочно, с пометками ABCD. Приоритет ставится просто первым символом в названии задачи, для правильной сортировки.

6. Для тех у кого дел больше и требуется более точная расстановка приоритетов, можно добавить к букве 1 цифру (не рекомендую более тонкую приоритезацию — время на планирование получится будет потрачено больше, чем сэкономлено, а это — глупо):

B0 — особо важные дела (у меня это те, по которым я взял на себя обязательства)
B1-B3 — дела, которые дают «накапливающийся» результат. Это , оптимизация своей работы, и все то что называется «точить пилу».
B4-B6 — выполнение своей работы.
B7-B9 — защита от проблем — действия, которые могут быть затратными и предназначены чтобы уменьшить вероятность каких-то проблем в будущем. Делать их в общем-то надо, но не концентрироваться на них в первую очередь.

Также у меня, например:
A0 — все короткие телефонные звонки (что-то узнать, кого-то пнуть, и т.д.)
A1 — срочные важные дела, которые дают накапливающийся эффект
A2 — запланированные ежедневные процедурывыполнение дел

Просто и тупо — делать дела в том порядке, в котором они в списке @0-DAY. Если по каким-то причинам дело откладывается — прямо в теле заметки к этому делу писать себе объяснительную (отмазку), какого Саурона запланированное дело не делается немедленно.

еженедельное планирование
Просматривать список LATER. Дела из него могут переноситься либо в MAYBE, либо в 0-DAY, либо отменяться. Ну или возможно просто уточняться формулировки. добавляться зависимости. и т.д.

Просматривать список MAYBE. Дела из него могут либо переноситься в 0-DAY, либо удаляться.

Эти списки могут быть очень большими, даже огромными. Это нормально. В них вполне могут быть даже дела типа «слетать на луну, когда в продаже будут билеты», «поставить дома термоядерный реактор». Все, что хочется сделать хоть когда-нибудь, но неизвестно будет ли сделано когда-нибудь.

Чтобы эти списки приносили пользу, при их просмотре стоит для каждого просматриваемого дела давать себе оценку — в течении какого срока это дело _точно_ не будет выполнено. Например «поставить дома термоядерный реактор» совершенно точно не получится в ближайшие 5-10 лет (если появится пригодная для массового использования технология, пройдет не менее 5-10 лет на обкатку и запуск массового производства и продаж).

Оценив этот срок, в поле «Starting on» этого дела указывается соответствующая дата. И это дело будет скрыто от ваших глаз до наступления этого срока. Таким образом имея даже тысячи дел в LATER/MAYBE, из них будут доступны для постоянного просмотра лишь небольшое количество, и еженедельное планирование можно будет выполнить быстро.

Также у меня есть еще не проверенная идея — для дел в MAYBE применять принцип «3-х гвоздей» в измененном виде. Если это дело 3 раза было отложено — значит оно не нужно, и на него нужно с чистой совестью забить.

Запись опубликована в рубрике дневник с метками , , . Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Оставьте эти два поля как есть:

Защищено Invisible Defender. Показывать 403 для 284 311 плохих парней.